Als eigenaar van maatschappelijk vastgoed weet u dat onderhoud en belangrijk aspect van het beheren is. Een goed onderhouden gebouw heeft een langere levensduur, een goede uitstraling en is een gebouw waar gebruikers graag komen.
Een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) is een rapport waarin staat wanneer welk onderhoud plaats moet vinden en wat de kosten hiervan zullen zijn. Het is dus niet alleen een planning maar ook een raming van de te verwachten kosten. Het is verstandig om de volgende elementen mee te nemen in een MJOP:
Het is niet verstandig om een percentage van de herbouwwaarde of andere ‘vuistregels’ te hanteren. Het actualiseren of opstellen van het MJOP is een perfect moment om de duurzaamheidsdimensie toe te voegen, waarmee uw organisatie een pasklare aanpak heeft voor de verduurzaming en inzicht in de benodigde investeringen. Er zijn slimme verbindingen te maken tussen uw MJOP en duurzaamheidsmaatregelen denk aan:
In het MJOP zijn drie elementen van het groot belang.
Het is van groot belang dat alle bouwdelen worden meegenomen in het MJOP. Vaak wordt er bijvoorbeeld een plan wordt gemaakt voor 10 jaar. Als in zo’n geval het dak een levensduur van 15 jaar heeft dan moet deze ook meegenomen worden in het plan, zodat in ieder geval voldoende gereserveerd wordt.
Prijzen van grondstoffen kunnen wijzigen, belastingpercentages (bijvoorbeeld het BTW-percentage) veranderen en de onderhoudsstaat van verschillende delen van pand kunnen veranderen. Daarom is het van belang om het MJOP van je accommodatie periodiek te herzien. Op deze manier blijft het plan actueel en kunnen bepaalde werkzaamheden uitgesteld of juist naar voren gehaald worden en blijft het pand in optimale conditie.
Een MJOP is vaak opgebouwd uit de volgende onderdelen:
Element: een omschrijving van de bouwkundige / installatietechnische elementen die onderhoudsgevoelig zijn.
Locatie: de plaats waar het element zich bevindt
Hoeveelheid /eenheid: het aantal met de betreffende meeteenheid dat onderhouden moet worden
Conditie: deze geeft de conditie van de bouwkundige staat weer kan als volgt worden opgebouwd:
Veel verenigingen werken met een onderhoudsploeg. Ons advies is om samen met deze groep vrijwilligers een eerste aanzet te maken tot een MJOP. Bepaal samen welke hoofdthema’s in het MJOP moeten terugkomen. Thema’s kunnen zijn:
Bepaal vervolgens per thema, welke elementen in het MJOP moeten komen. Ga vervolgens met deze lijst het gebouw door en schrijf per element op:
Kijk vervolgens per element wat de vervangingscyclus is en wat de de kosten voor vervanging zijn.
Heb je hulp nodig bij het maken van een MJOP of wil je je plan door ons laten toetsen of eventueel ontbrekende gegevens laten aanvullen?
Prioriteitsbepaling is essentieel bij de keuze welk onderhoud wordt uitgevoerd. Is er risico op veiligheid- of gezondheidsaspecten of technische vervolgschade wanneer een onderhoudsactiviteit niet uitgevoerd wordt, of is het puur een esthetische kwestie? Kijkend naar beschikbaar budget, kun je op deze manier een prioriteitenlijst maken met bijbehorende kosten.
Probeer inkoop- en schaalvoordelen te behalen waar mogelijk. Kijk dus ook niet naar slechts één begrotingsjaar. Extra kosten als hoogwerker, steiger en dergelijke kunnen wellicht over meerdere activiteiten verdeeld worden, die niet allebei in een zelfde jaar vallen. Ga hier slim mee om: vervangen van voegwerk in de gevel, terwijl je het jaar daarvoor een schilderbeurt gaat plannen is misschien niet zo handig, aangezien de kosten voor de steiger twee maal gemaakt moeten worden. Daarnaast kan het verse schilderwerk beschadigd worden door de voegers. Indien mogelijk plan je deze werkzaamheden dus aansluitend in het zelfde jaar.
Formuleer een goede uitvraag naar de uitvoerende partij, zoals aannemer, schilder of installateur. Bij grote opdrachten is het raadzaam om een werkbeschrijving of bestek op te stellen. Vanwege de specifieke kennis die hierbij komt kijken, zowel juridisch als technisch is het raadzaam om dit door een deskundige (externe) te laten doen.
Vraag meerdere offertes aan. Staar je niet blind op één aannemer (“want daar werken we al zo lang mee” of “hij staat zo goed bekend”). Bepaal vervolgens de verschillen in prijs / kwaliteitverhouding. Let goed op wat geleverd wordt, tegen welke prijs. Blijf “appels met appels” vergelijken.
Zorg voor een officieel oplevermoment. Dat is het moment dat de opdracht voor de aannemer afloopt en dat het product en de dienst geleverd zijn.
In de meerjarenonderhoudsplanning behoren ook wettelijke verplichtingen naar voren te komen. Voorbeelden hiervan zijn o.a. NEN 3140 keuring, SCIOS keuringen, liftkeuringen en keuring van blusmiddelen (brandblussers). Zorg dat je dit soort zaken goed regelt. Als gebouweigenaar ben je namelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor het voldoen aan de wet- en regelgeving.
Alle rechten voorbehouden - Huis voor de Sport Limburg. Website: eyetractive