Webinar 18 maart

Deel 1: Goed bestuur

Webinar 24 maart

Deel 2: Aansprakelijkheid, Tegenstrijdig belang, Ontstentenis

Webinar 29 maart

Deel 3: Meervoudig stemrecht, Toezicht, Bindende voordracht, Raadgevende stem, Statuten

Presentaties

Vragen en Antwoorden

Algemeen

De wet geldt voor alle verenigingen, stichtingen en coöperaties. Of het nu maatschappelijk, sport, zorg, cultureel of zakelijk is, allen moeten eraan voldoen.  

Ook informele verenigingen die geen statuten hebben maar wel een structuur van een vereniging hebben, de zogenaamde informele vereniging, vallen hieronder. Denk hier aan een zangvereniging, wijkvereniging, personeelsvereniging, patiëntenvereniging etc.

Tijdens de 3 webinars zijn we ingegaan op wat er met de nieuwe wet verandert. De nieuwe wetswijzigingen vind je in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vanaf het art 37 tot 300A. De nieuwe wet is op 11 december 2020 in het Staatsblad gepubliceerd en wordt 1 juli 2021 van kracht. 

Meer info over de wet vind je hier.

Het verschil tussen een vereniging en een stichting is dat de laatste geen leden kent. Voor de WBTR is er inhoudelijk geen verschil en moeten dus zowel stichtingen als verenigingen aan de wet voldoen.

Nee, dat hoeft niet, maar het is wel verstandig. Als over enige tijd om welke reden dan ook de statuten worden geraadpleegd, dan bestaat de kans dat er van een foutief gegeven, lees: de (oude) statuten, wordt uitgegaan. Daarnaast staat in alle statuten dat deze niet in tegenstrijd met de wet mogen zijn. Wie weet er binnen de organisatie over 10 jaar nog dat er zoiets als de WBTR was? Je zult dan op een andere manier de nieuwe wet van 1 juli 2021 moeten borgen binnen je eigen vereniging, stichting of coöperatie. Dit kun je doen in het Huishoudelijk Reglement, Bestuursreglement of Bestuursbesluitenlijst. Je maakt het er uiteindelijk niet makkelijker en overzichtelijker op! 

Ja, de wet geldt voor alle verenigingen, stichtingen en coöperaties. 

Nee, er is geen drempelbedrag genoemd, maar uitgaande van je financiële inkomen en verplichtingen ben je snel in staat te bepalen wat verantwoord groot is. 

Een bestuursreglement geldt als aanvulling op de statuten. Bij strijd tussen dit reglement en de inhoud van de statuten, prevaleren de bepalingen van de statuten. 

Anders gezegd: de statuten zijn binnen je orgaan de Bijbel, daar torn je niet aan. Om het werkbaar te houden kunnen in een Bestuursreglement en of Huishoudelijk Reglement de werkzaamheden en uitvoeringen worden toegelicht. Deze toelichtingen mogen weer niet in strijd zijn met de statuten en zo mogen de statuten niet in strijd zijn met de wet.  

Ja, op internet zijn er diverse vinden. 

Ook heeft elke notaris voorbeeldstatuten liggenDaarnaast kunt u bij uw eigen (sport)koepelorganisatie vragen of zij hebben voorbeeldstatuten hebben. Tot nu toe zijn er weinig bonden die voorbeeldstatuten hebben, maar we verwachten dat zij straks die nieuwe voorbeeldstatuten zullen publiceren.  

Hier vind je een voorbeeld van een Huishoudelijk Reglement. Let op: de WBTR moet hieraan nog wel worden toegevoegd.

De overheid zegt niet dat je verplicht bent om je statuten te wijzigen, maar wel om je na 1 juli aan de wet te houden.

Een stappenplan vind je op www.wbtr.nl .

Als jouw koepel bij de Stichting WBTR partner is, krijg je korting. Zo is NOC*NSF partner en krijgen alle sportverenigingen 50% korting en betaal je €120. Er zijn redelijk veel partners en je kunt op de site zien wie er allemaal partner zijn.

Nee, elke vereniging geeft een eigen invulling aan zijn/haar bestuursreglement. Ons advies is om de onderwerpen van de WBTR zoals wij die bespreken in de webinars te volgen.

Je bent officieel bestuurder als je bij een vereniging door de ALV, of bij een stichting door het bestuur dan wel een Raad van Toezicht, bent benoemd. Vervolgens moet deze benoeming worden opgenomen bij de KvK. 

Nee, de WBTR is niet van toepassing op een ondernemingsraad. 

Nee, maar een assurantiekantoor in je omgeving kan je het beste adviseren.  Als je vereniging onder een koepel valt, zou het zomaar kunnen dat die naar een bepaalde verzekeringsmaatschappij kunnen doorverwijzen. 

Dat klopt, maar om het overzichtelijk te houden kun je het beter middels je statuten of reglementen borgen. Vandaar het bestaansrecht van de statuten. 

Helaas, er is geen standaardboek, maar via de stichting WBTR kun je lid worden en dan stap voor stap geholpen worden. Hier zijn wel kosten aan verbonden. 

Statuten, Huishoudelijk reglement en Bestuursreglement zijn de leidraad hoe je organisatie bestuurd moet worden. Een beleidsplan omvat de doelstelling van je statuten, missie genaamd en verder de visie hoe je denkt dat te kunnen bereiken. 

Ja, dat is een goede mogelijkheid. Je moet er wel voor waken dat bij het eventueel aanpassen van het huishoudelijk reglement door de ALV, geen wijzigingen aan de regels van de WBTR kunnen worden toegepast. Geef in het huishoudelijk reglement dan ook aan dat het om de wet gaat!

Je eigen stukken worden door de eigen vereniging, zoals het bestuur en de ALV gecontroleerd. Je stukken worden ook doorgenomen door de notaris als je beslist de statuten aan de passen. Als er een conflict ontstaat er het naar de rechter moet, dan toetst deze of je voldoet aan de WBTR.

Dat is correct, een stichting heeft nooit leden. Een stichting beheert enkel een kapitaal, waarmee een bepaald doel moet worden nagestreefd.

Van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Toezicht

Bij ontstentenis of belet van alle bestuursleden berust het bestuur tijdelijk bij de continuïteitscommissie of de door deze commissie aan te wijzen personen. Voor de gedurende deze periode verrichte bestuursdaden worden de aanwezen personen met een bestuurder gelijkgesteld. 

De kascontrolecommissie is een controlerend orgaan, ingesteld door de ALV, maar staat los van de WBTR.

Dat hangt af van de inhoudelijke taakomschrijving die de vereniging of stichting zelf heeft gemaakt.

Nee, als je als vereniging of stichting geen extra controlerend orgaan wenselijk vindt, hoef je er niets aan te doen. Het controlerend mechanisme zit in de ALV bij een vereniging en het totale bestuur bij een stichting. Als het in de statuten echter wel is vermeld, dan moet je er wel iets mee.

Als je vereniging wel graag een extra slot op de deur wil, kun je na een goede functie- en taakomschrijving voor een dergelijk slot kiezen. Reden waarom je een controlerend orgaan zou willen instellen zijn:

  • Verkrijgen van meer kwaliteit van het bestuur.
  • Beslissingen door het bestuur worden tegen het licht gehouden.
  • Meer draagkracht voor verantwoordelijk zaken van het bestuur
  • Het kan door de koepel worden verplicht.

Dat is een erefunctie en heeft niets met de WBTR te maken.

Goed bestuur

I.v.m. corona heeft de regering een noodwet in laten gaan, waarin beschreven wordt hoe te handelen met een ALV en de Corona-omstandigheden. Veel verenigingen houden nu een digitale ALV en ook dat werkt goed. 

Je kunt en mag nooit de statuten aanpassen zonder de toestemming van een ALV. Als je alleen de kale wettekst m.b.t. de WBTR een op een overneemt, zou je dat wettelijk wel mogen doen. Maar wijk je ook maar met iets af of vind je een bepaalde toevoeging wel wenselijk dan moet je toestemming van de ALV hebben.

Een voorbeeld: bij toezicht op de penningmeester geldt het vier-ogen principe. Het bestuur vindt dat dit pas moet plaatsvinden bij bedragen boven de € 1000,-. Hier zou de ALV toch anders over kunnen denken aangezien die € 1000,- een te groot substantieel deel van de begroting is. Dan beslist de ALV. 

Met een MJOP (meerjarenonderhoudsplan) bewaak je de conditie van een gebouw, materialen of installatie. Ook houd je grip op de financiële begroting en de planning van uw preventief onderhoud.  

Een MJOP bied je:

  • Inzicht in de conditie van je gebouw, materialen en installaties 
  • Geeft aan wanneer er onderhoud nodig  
  • Geeft een overzicht van de planmatige onderhoudskosten 
  • Geeft inzicht in de risico’s bij uitstel van maatregelen 
  • Laat zien welke reserveringen nodig zijn  

Ja, dat is mogelijk. Je zou de regels van het bestuursreglement in het huishoudelijk reglement kunnen opnemen.

Door alle stappen die wij met de drie webinars bespreken te bewerken en er vervolgens naar te handelen. 

Beide wetten dienen te worden gerespecteerd. 

Dat klopt, een stichting heeft geen leden en derhalve ook geen ALV. Het stichtingsbestuur is en blijft verantwoordelijk voor het functioneren van de stichting. Het is dus onbestaanbaar dat het gehele bestuur tegelijkertijd hun functies neerleggen. Dit is dan verwijtbaar gedrag omdat hier sprake is van onbehoorlijk bestuur. Al hebben ze hun functie neergelegd, blijven ze wel verantwoordelijk totdat er nieuwe bestuursleden zijn aangewezen. Wat wel tot de mogelijkheden behoort, dat ze de stichting opheffen. Ook dan moeten ze de normale procedure volgen van het opheffen, zoals vereffenen etc.   

Voorbeeld hoe het in de statuten kan worden verwoord bij:  

Ontstentenis en Tegenstrijdig belang en Adviserende stem. 

  1. Ingeval van ontstentenis of belet van een bestuurder blijven de overige bestuurders met het bestuur belast. Bij ontstentenis of belet van alle bestuurders berust het bestuur van de vereniging, coöperatie tijdelijk bij één door de algemene ledenvergadering daartoe aangewezen persoon. (Bij een stichting kan één bestuurder worden aangewezen.) De algemene ledenvergadering heeft het recht om ook ingeval van ontstentenis of belet van één of meer, doch niet alle bestuurders, een persoon als bedoeld in de vorige zin, aan te wijzen die alsdan mede met het bestuur is belast.  
  1. Bestuurders hebben het recht tot het bijwonen van de algemene ledenvergadering en hebben als zodanig een adviserende stem.
  2. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging, stichting of coöperatie. Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van de vereniging, stichting of coöperatie en de met haar verbonden organisatie.  
  1. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang bedoeld hiervoor in lid3. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen is het bestuur toch bevoegd hieromtrent te besluiten, maar is dit besluit aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering onderworpen. 

Als de leden de statuten niet willen laten wijzigen en ook niet akkoord gaan met een wijziging van het huishoudelijk reglement moet je de ALV voorhouden dat gezien de nieuwe wet er wel conform de nieuwe wet moet worden gehandeld. Daarnaast eist de wet dat de statuten niet conflicterend met de wet mogen zijn. Mocht echter de ALV vasthouden aan hun uitspraak, dan heb je een conflictsituatie waarbij het bestuur haar consequenties trekt en een voorstel doet tot het benoemen van nieuwe bestuurders. De oude bestuurders blijven in functie totdat zij door de nieuwe bestuurders worden afgelost en alles netjes is overgedragen (Goed Bestuur).

Dat ligt eraan, als de vereniging in liquidatie ophoudt te bestaan voor 1 juli 2021 dan niet. Ligt de opheffingsdatum na 1 juli 2021 dan moet men de wet volgen. 

Het is niet noodzakelijk dat je statuten opstelt, die keuze is altijd aan de bestuurders. Je bent nu een informele vereniging dat wil zeggen dat je vereniging geen rechtspersoon is en dat alle bestuurders automatisch hoofdelijk aansprakelijk zijn. Heb je statuten en sta je ingeschreven bij de KvK dan is de vereniging de rechtspersoon en ben je als bestuurder niet meer aansprakelijk, anders dan bij grove schuld en of nalatigheid. De nieuwe wet beschermt aan de ene kant de bestuurder, maar aan de andere kant kan een bestuurder nu wat makkelijker hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld. Wij adviseren je de risico’s af te wegen en te besluiten of statuten noodzakelijk zijn.  

Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging, stichting of coöperatie. Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van de vereniging, stichting of coöperatie en de met haar verbonden organisatie.

Als een bestuurder de uitnodiging van de ALV niet accepteert is dat een minachting van het hoogste instituut van een vereniging. Op deze ALV wordt hij of zij in de gelegenheid gesteld om zijn of haar zegje te doen zodat alle leden dan in staat zijn om een weloverwogen beslissing te nemen. Maakt hij of zij daar geen gebruik van verspeelt deze persoon al zijn rechten.

Als je voor deze toezichtconstructie kiest, kies je voor het one tier board principe. D.w.z. de eerste drie, het DB, is het uitvoerend bestuur en de overige twee zijn de toezichthoudende bestuurders. Beide besturen vergaderen regelmatig samen.  Dit moet dan wel zo in de statuten worden vastgelegd. Er zijn nogal wat verplichtingen en beperkingen zoals:

  • Toezicht houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in de vereniging/stichting, inclusief de eventueel aan de vereniging/stichting verbonden onderneming of organisatie.
  • Het bestuur dienen van advies.
  • Handelen in het belang van de vereniging/stichting (en verbonden onderneming of organisatie).
  • Welke bevoegdheden hebben toezichthouders?
  • Bestuursleden schorsen, tenzij dit anders is geregeld in de statuten. (Deze schorsing kan weer worden opgeheven door de algemene ledenvergadering.)
  • Recht op informatie welke nodig is om goed toezicht te kunnen houden.
  • In de statuten van de vereniging/stichting kunnen aanvullende bevoegdheden en/of uitvoeringstaken worden toegekend.
  • Voor de toezichthouders gelden dezelfde regels als voor bestuurders. Denk daarbij aan de regels omtrent tegenstrijdig belang, belet en ontstentenis, goed toezicht, aansprakelijkheid enz.

Te voldoen aan de WBTR: of je past de statuten aan of je maakt voor een bestuursreglement als leidraad voor het borgen van de nieuwe WBTR.

Statuten

Zodra de wet ingaat (per 1 juli 2021) voldoen je statuten zeker niet meer aan de wet. Daar is geen check voor nodig.

Een stichting moet altijd statuten hebben. Als je ze kwijt bent, probeer dan of je bij de Kamer van Koophandel kunt inzien.  Als ze daar ook niet te vinden zijn, kun je de lokale notaris vragen of hij in het register kan nazien of er statuten van jullie stichting bestaan.

Dat klopt,  de zaken kunnen in de statuten staan opgenomen. Maar je huidige statuten voldoen niet aan de nieuwe wetgeving. De oude statuten, die toch je leidraad moeten zijn, voldoen niet aan de wetgeving. Je kunt zelf kiezen: of je statuten aanpassen of in je bestuursreglement/huishoudelijk reglement de zaken uit de WBTR overnemen en zo borgen. 

De wet is altijd leidend en de statuten moeten met de wet in overeenstemming zijn. Als de statuten strijdig zijn met de wet, geldt de wet. Het bestuursreglement en/of huishoudelijk reglement moeten in overeenstemming zijn met de statuten en met de wet.

Nee, die hebben wij niet. Mogelijk je koepel wel. Verder zijn de voorbeeldstatuten met een verwerkingsdatum van dec 2020 van de KNVB het meest up-to-date. Je moet deze statuten nog wel aan je eigen vereniging aanpassen. Bij een notaris kun je altijd terecht, de meeste notarissen hebben diverse voorbeeld statuten liggen waarvan ze weten dat ze goed zijn.

Vanzelfsprekend ga je eerst van je statuten uit waar het huishoudelijk reglement een afgeleide van is. In het geval van de WBTR kun je als je op dit moment de statuten niet wilt aanpassen ervoor kiezen dat je de WBTR vastlegt/borgt in je huishoudelijk reglement om ervoor te zorgen dat je als rechtspersoon je je aan de wet houdt.

Statuten zijn niet verplicht, dan ben je een informele verenging. Je moet je echter ook gewoon aan de wet zoals AVG en WBTR houden. Indien een vereniging geen statuten heeft is de vereniging ook geen rechtspersoon en zijn alle bestuurders altijd hoofdelijk aansprakelijk.

Verzekering

In principe is de gemeenteverzekering een secundaire verzekering. Controleer de hoogte van de bedragen en de onderwerpen die gedekt worden en of die voor jouw situatie voldoende zijn.

Helga Heijning maakte voor ons dit overzicht met verzekeringen en hun dekkingen.

Bijna alle gemeenten in Nederland hebben voor vrijwilligers in hun gemeente een vrijwilligersverzekering afgesloten.  Als je gemeente zo’n vrijwilligersverzekering heeft, kun je als vereniging of stichting hiervan gratis gebruik maken. Maar let op: een eigen verzekering, zelf afgesloten door de vereniging of de stichting gaat altijd vóór.

De vrijwilligersverzekering van de gemeente Sittard-Geleen vind je hier. Deze geldt dus alleen voor verenigingen in deze gemeente.

Aansprakelijkheid

Ja, als je aan de wet houdt en invulling geeft aan de punten die we in de 3 webinars benoemen.

Conform de huidige regeling klopt dit, behalve als er sprake is van grove schuld of nalatigheid. Dan ben je altijd aansprakelijkheid. De nieuwe wet gaat daar verder op in door nadrukkelijk het bestuur te verplichten zich als goed bestuurder te gedragen. Als je alleen voor ‘spek en bonen’ in een bestuur zit en er verder niet toe doet, kan dat je verweten worden en ben je aansprakelijk. Er worden nu hogere eisen gesteld, maar aan de andere kant worden bestuurders nu ook beter beschermd.

In Nederland heeft de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeentes) al een aantal jaar geleden alle gemeentes geadviseerd over te gaan om voor alle vrijwilligers in de gemeente een WA– en (bestuurders) aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Dit is een secundaire verzekering. Je kunt kijken of je gemeente dit heeft. Een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is op zich geen WBTR-issue.  

Zo was het vroeger en blijft het ook, bij grove schuld of nalatigheid ben je altijd aansprakelijk. Bij de nieuwe wet verwacht de wetgever dat het niet allemaal vanzelfsprekend is dat er een persoon verantwoordelijk is voor de financiën. Nee, het gehele bestuur is verantwoordelijk en ontslaat geen enkel bestuurslid van zijn of haar verantwoording.  

Op basis van het gegeven voorbeeld, is ons advies:

De penningmeester moet maandelijks een uitdraai van zijn bankafschrift met het gehele bestuur delen. Als je eens per maand vergadert is het een terugkerend agendapunt. De notulen worden op de vergadering goedgekeurd en door alle aanwezigen ondertekend. Vergader je niet maandelijks, stuur het per maand per e-mail zodat iedereen er kennis van kan nemen. Open en transparant! 

Bepaal in het bestuursreglement bij het vier-ogen principe de hoogte van het bedrag dat van de bank mag worden afgeschreven/afgehaald en wie er medeverantwoordelijk is/zijn voor de toestemming.  

Een gewone aansprakelijkheidsverzekering geldt voor jou als privépersoon en je gezin. Een bestuurdersaansprakelijkheid sluit je af als vereniging, stichting of coöperatie. Deze drie vormen zijn een rechtspersoon. De rechtspersoon wordt altijd aansprakelijk gesteld en niet het individu. Echter als het individu door grove schuld of nalatigheid handelt, kan deze persoon hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld.

We adviseren je een bestuurdersaansprakelijkheid verzekering af te sluiten. Dat de deelnemers ondertekenen dat ze zelf verantwoordelijk zijn, sluit je aansprakelijkheid nooit uit. Ben je de organisator van een evenement dan blijf je verantwoordelijk.

Het kan nooit kwaad bij de gemeente te informeren of zij voor alle vrijwilligers een aansprakelijkheids en bestuurdersaansprakelijkheid verzekering hebben afgesloten. Denk erom dat het een secundaire verzekering is. M.a.w. je moet eerst je eigen verzekering aanspreken en kunt als die niet alles dekt,  zaken gaan doen via de andere verzekering. Bij de gemeente aankloppen zal niet meer inhouden dan te vragen bij wie de gemeente de verzekering heeft afgesloten om contact te leggen.

Tegenstrijdig belang

De besluiten bij tegenstrijdig belang zijn vernietigbaar, echter aan de voortkomende verplichtingen van een dergelijk besluit moet je wel blijven voldoen. Als deze persoon zich niet aan de juiste regels van hoor en wederhoor binnen een bestuur heeft gehouden zal de bestuurdersaansprakelijkheid kunnen komen te vervallen en zal het bestuur/de vereniging deze persoon hoofdelijk aansprakelijk kunnen stellen. 

Bij een politieke partij zal tijdens de verkiezingen door het bestuur een onafhankelijk verkiezingslijst commissie worden benoemd. Die komen na hun opdracht met een voorstel van de kieslijst. De kieslijst wordt op de ALV vastgesteld. Dit is een volkomen correcte werkwijze. 

Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang bedoeld hiervoor in lid 3.

Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen is het bestuur toch bevoegd hieromtrent te besluiten, maar is dit besluit aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering onderworpen.

Als een bestuurder van de drie een tegenstrijdig belang heeft ,mag deze niet meebeslissen. Bij de stemming van de twee is er of een duidelijke meerderheid van twee of een voor en een tegen. Er is dus geen meerderheid en staken de stemmen, de wet zegt dan dat het punt kan worden aangehouden om nogmaals ter stemming worden gebracht. Verandert er niets en bij wederom staken van de stemmen wordt het punt afgevoerd aangezien er geen meerderheid is. Een andere mogelijkheid is dat je een ander bestuurslid verantwoordelijk maakt i.p.v. diegene die last heeft van een tegenstrijdig belang en dat die met een goed onderbouwd verhaal naar het bestuur gaat. Ook nu weer ter stemming brengen en kijken of er dan een meerderheid ontstaat. Ook hier mag de betrokken bestuurder met tegenstrijdig belang niet meestemmen. Een tweede mogelijkheid is het onderwerp voorleggen aan de ALV of raad van toezicht.

Ontstentenis en belet

Ingeval van ontstentenis of belet van een bestuurder blijven de overige bestuurders met het bestuur belast. Bij ontstentenis of belet van alle bestuurders berust het bestuur van de vereniging, coöperatie tijdelijk bij één door de algemene ledenvergadering daartoe aangewezen persoon. (Bij een stichting kan één bestuurder worden aangewezen.) De algemene ledenvergadering heeft het recht om ook ingeval van ontstentenis of belet van één of meer, doch niet alle bestuurders, een persoon als bedoeld in de vorige zin, aan te wijzen die alsdan mede met het bestuur is belast.

Raadgevende/adviserende stem

Bestuurders hebben het recht tot het bijwonen van de algemene ledenvergadering en hebben als zodanig een adviserende stem.

Het is duidelijk de leden zijn bij een vereniging de baas. Als de leden op een ALV daar vragen aan een bestuurslid hebben moet hij deze naar eer en geweten beantwoorden.

Bindende voordracht

Als je als vereniging kiest voor de mogelijkheid van een bindende voordracht breng dan alles goed in kaart, bespreek de gevolgen daarvan en leg het dan vast. Het staat je vrij om dit te willen, bij een bindende voordracht stel je op dat punt de ALV buitenspel.

Wil jij op de hoogte blijven van het sportnieuws uit Limburg?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief